Amazon Data Protection Policy

1. Scopo e ambito

Il presente documento descrive in che modo Aurobica SRL (“noi”, “l’organizzazione”) raccoglie, elabora, archivia, utilizza, condivide e smaltisce le informazioni Amazon ricevute tramite le Amazon Selling Partner API (SP-API) in qualità di Public Developer / Solution Provider.

Aurobica SRL sviluppa e fornisce software per la logistica (sistemi di gestione ordini OMS, gestione trasporti TMS, gestione magazzino WMS, e relative app operative) destinati a operatori logistici che evadono e spediscono ordini per conto di venditori terzi (Selling Partner). In relazione alle informazioni Amazon trattiamo i dati per conto e su autorizzazione dei Selling Partner, per consentire agli operatori logistici nostri clienti di evadere e spedire i relativi ordini tramite il nostro software. Agiamo pertanto come data processor rispetto ai dati di ciascun venditore.

Questa policy è specifica per i dati Amazon ed è complementare alla nostra Informativa sulla privacy generale. Ci impegniamo a trattare le informazioni Amazon in conformità con la Amazon Data Protection Policy (DPP), l’Acceptable Use Policy, l’API Solution Provider Agreement e gli altri accordi applicabili con Amazon, oltre che con il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

2. Dati Amazon trattati

Raccogliamo esclusivamente i dati strettamente necessari all’erogazione del servizio software richiesto. Nello specifico riceviamo, tramite le SP-API, Personally Identifiable Information (PII) relativa agli ordini (ad esempio tramite l’API Orders, orders-v0), che può includere:

• nome del destinatario;
• indirizzo di spedizione;
• eventuale numero di telefono di contatto necessario alla consegna;
• dettagli dell’ordine e degli articoli acquistati.

Ciascun set di dati è associato allo specifico Selling Partner per conto del quale è stato ricevuto. Non raccogliamo né conserviamo dati Amazon oltre a quelli necessari all’erogazione del servizio. Non raccogliamo dati finanziari completi (numeri di carta) tramite le SP-API.

3. Finalità del trattamento

Le informazioni Amazon sono trattate esclusivamente per consentire l’evasione e la spedizione degli ordini Amazon dei Selling Partner attraverso il nostro software, e per le finalità espressamente consentite dagli accordi con Amazon: importazione degli ordini nel sistema di gestione ordini (OMS), elaborazione, preparazione e spedizione tramite i sistemi di magazzino (WMS) e trasporti (TMS), generazione delle etichette di spedizione, gestione di resi e assistenza connessa all’ordine, e adempimento di eventuali obblighi di legge collegati alla transazione.

Trattiamo i dati di ciascun venditore solo su sua autorizzazione e nell’ambito del servizio concordato. Non utilizziamo le informazioni Amazon per finalità di marketing, profilazione, rivendita, né per alcuna finalità diversa da quelle autorizzate. Non combiniamo le PII ordine di un venditore con quelle di altri né con dati raccolti tramite altri canali per scopi non consentiti.

4. Segregazione dei dati tra clienti

Poiché trattiamo dati relativi a più Selling Partner, i dati di ciascun venditore sono logicamente separati e resi accessibili unicamente nell’ambito dell’evasione dei suoi ordini. I controlli di accesso (sezione 6) garantiscono che il personale e gli utenti del software possano accedere ai dati di un venditore solo quando necessario all’erogazione del relativo servizio, e che i dati di un Selling Partner non siano accessibili ad altri Selling Partner né utilizzabili a loro beneficio.

5. Archiviazione

Le Amazon Information sono archiviate su server aziendali ubicati presso la nostra sede in Italia (all’interno dell’Area Economica Europea); l’hosting è gestito direttamente da Aurobica SRL. I dati Amazon non vengono trasferiti al di fuori dell’EEA.

I dati sono protetti mediante cifratura in transito (TLS) e cifratura at-rest. L’accesso è limitato secondo il principio del privilegio minimo e registrato (sezione 6).

6. Controllo degli accessi e sicurezza

L’accesso alle informazioni Amazon è consentito esclusivamente al personale autorizzato e agli utenti del software che ne hanno necessità per l’evasione degli ordini, sulla base di:

• identificazione univoca degli utenti e autenticazione;
• controllo degli accessi basato sul principio del privilegio minimo, con separazione per cliente;
• monitoraggio e logging degli accessi e degli eventi rilevanti, con notifica in caso di anomalie;
• misure di protezione dei dispositivi, incluso il controllo dei supporti rimovibili (es. blocco/monitoraggio delle porte USB).

7. Condivisione

Non vendiamo né cediamo le informazioni Amazon e non le condividiamo per finalità non autorizzate. Condividiamo dati con terzi solo quando necessario all’erogazione del servizio e nei limiti consentiti dagli accordi con Amazon, in particolare con:

• gli operatori logistici nostri clienti, che accedono ai dati degli ordini attraverso il nostro software per evadere e spedire gli ordini per conto dei Selling Partner autorizzanti;
• i corrieri e vettori incaricati della consegna, limitatamente ai dati necessari alla spedizione (nominativo, indirizzo ed eventuale contatto del destinatario).

Non ci avvaliamo di fornitori di hosting esterni per l’archiviazione delle Amazon Information, che restano sui nostri server. I soggetti con cui condividiamo i dati sono vincolati al trattamento per le sole finalità di evasione e consegna dell’ordine.

8. Smaltimento

Cancelliamo le informazioni Amazon in modo sicuro entro 30 giorni dal momento in cui non sono più necessarie all’erogazione del servizio e alle finalità autorizzate, salvo un diverso e più breve termine eventualmente richiesto da Amazon o un obbligo di conservazione imposto dalla legge (nel qual caso conserviamo solo il dato minimo strettamente necessario, per il tempo strettamente necessario). Provvediamo alla cancellazione anche su richiesta del Selling Partner per conto del quale trattiamo i dati.

La cancellazione avviene in modo definitivo e irreversibile dai sistemi di produzione e da eventuali copie di backup secondo i relativi cicli di rotazione, in modo che i dati non siano più recuperabili.

9. Gestione degli incidenti di sicurezza

In caso di incidente di sicurezza che coinvolga le Amazon Information, applichiamo la nostra procedura di incident response (rilevamento, contenimento, indagine, rimedio) e provvediamo a notificare Amazon entro i termini previsti dalla Amazon Data Protection Policy, oltre alla notifica ai Selling Partner interessati e agli adempimenti richiesti dalla normativa applicabile.

10. Contatti

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento delle informazioni Amazon:
Aurobica SRL — info@aurobica.com